Fra 1. februar 2021 reduseres oppbevaringsplikten i tollforskriften § 4-12-1 tredje ledd første punktum fra ti til fem år. Endringen innebærer at deklarasjoner for ordinær innførsel, for midlertidig innførsel og for utførsel, samt grunnlagsdokumenter for slike deklarasjoner, fra denne datoen skal oppbevares i fem år.
Deklarasjoner som leveres 1. februar 2021 og senere skal oppbevares i fem år fra utgangen av det året deklarasjonen ble mottatt av tollmyndighetene. En deklarasjon som mottas av tollmyndighetene i løpet av 2021 skal derfor oppbevares av den oppbevaringspliktige virksomheten til og med 31. desember 2026. Tilsvarende gjelder for grunnlagsdokumenter til deklarasjonen.
Reduksjonen gjelder også oppbevaringspliktige dokumenter fra før 1. februar 2021. Dette innebærer at deklarasjoner mottatt av tollmyndighetene før 1. januar 2016 ikke lenger er oppbevaringspliktige etter tolloven. Tilsvarende gjelder for grunnlagsdokumenter til deklarasjonen.
Bakgrunnen for endringen er harmonisering med oppbevaringsplikten etter bokføringsloven, og vil gi oppbevaringsregler som er enklere å håndtere for næringslivet.
For å sikre tollmyndighetenes tilgang til dokumenter ved etterkontroll er det gitt ny bestemmelse om at tollmyndighetene kan pålegge forlenget oppbevaring. Etter den nye bestemmelsen i tollforskriften § 4-12-2 kan det gis slikt pålegg «i forbindelse med kontroll». Dette innebærer at pålegget kan gis både etter at kontrollen er iverksatt og før iverksettelse når en kontroll er nært forestående. Hjemmelen til å gi pålegg er ikke ment å gi en generell utvidelse av oppbevaringstiden i forbindelse med at en virksomhet plukkes ut til kontroll. Det forutsettes at bruk av pålegget må ha bakgrunn i et konkret behov i den enkelte kontrollsak.