For å søke om AEO-status må du sende et søknadsskjema, et egenvurderingsskjema og nødvendige vedlegg til Tolletaten.
Om søknadsskjemaet
Søknadsskjemaet er den første delen av søknaden. Her må du fylle inn alle nødvendige opplysninger for å identifisere foretaket, ledelse og eventuelle outsourcings-partnere. Søknadsskjemaet skal fylles ut elektronisk. På grunn av at signatur (ikke elektronisk) er påkrevet, må du skrive ut søknaden og sende den enten pr. post eller scannet som vedlegg til e-post, til Vareførselsdivisjonen i Tolletaten. Du må merke søknaden med "AEO-søknad" og foretakets navn.
Søknadsskjemaet inneholder også en veileder med forklaring på hva du skal fylle ut i de enkelte feltene i skjemaet. Du må også ta stilling til om en eventuell AEO-status skal publiseres i en oversikt over virksomheter med AEO-status.
Om egenvurderingsskjemaet
Egenvurderingsskjemaet er utarbeidet i samsvar med kriteriene for å oppnå AEO-status. Tolletaten anbefaler at du sender inn egenvurderingsskjemaet sammen med søknadsskjemaet, fordi vi ikke vil begynne behandlingen før både søknads- og egenvurderingsskjemaet er mottatt.
Etter å ha gjennomgått egenvurderingsskjemaet, vil Tolletaten besøke ditt foretak. Inspeksjonen vil bli gjennomført innenfor områder hvor Tolletaten ønsker å få utdypet informasjonen gitt i egenvurderingsskjemaet. Det er viktig at beskrivelsene i egenvurderingsskjemaet er så nøyaktige og fullstendige som mulig, for å gjøre autoriseringsprosessen enklere og mer effektiv både for ditt foretak og Tolletaten.
Egenvurderingsskjemaet sender du elektronisk til Vareførselsdivisjonen i Tolletaten. Du må merke søknaden med "AEO-søknad" og foretakets navn.
Tolletaten anbefaler at du benytter dokumentet "Kriterier for AEO-autorisering" når du fyller ut egenvurderingsskjemaet fordi dokumentet inneholder de kriteriene hvert spørsmål i egenvurderingsskjemaet refererer til.
Les om kriterier for AEO-autorisering
Om vedlegg
Vi ber om at det legges ved de skriftlige rutinedokumentene dere har, som omhandler de prosedyrene som beskrives under punktene i egenvurderingsskjemaet.
Dersom dere har rutinedokumenter som er veldig omfattende, kan det alternativt sendes inn en utskrift over rutinenes innholdsfortegnelser.
Vi viser for øvrig til siden med forklaring til søknadsskjemaet der det opplyses hvilke øvrige vedlegg som skal følge søknaden.
Behandling av søknaden
Tolletaten vil ikke begynne behandlingen av søknaden før både søknadsskjemaet og egenvurderingsskjemaet er mottatt. Hvis du trenger mer informasjon om behandling av søknaden og AEO generelt, kan du kontakte Vareførselsdivisjonen.
Hva skjer under autoriseringsprosessen?
Behandlingen av AEO-søknaden er delt inn i fem hovedprosesser (faser), for lettere å verifisere om formelle krav er i orden, og om tilstrekkelig informasjon er mottatt.
Vurderingene Tolletaten gjør i autoriseringsprosessen er basert på innholdet i egenvurderingsskjemaet og eventuelt annen informasjon vi har om foretaket ditt. Det gir en foreløpig vurdering som er utgangspunktet for inspeksjonen.
Ut fra en totalvurdering av foretaket ditt blir det fattet en beslutning om enten å innvilge eller avslå søknaden om AEO-status. Hvis søknaden innvilges, utsteder Tolletaten et AEO-sertifikat.
Tolletaten gjennomgår autoriseringen hvert år for å verifisere at kravene fortsatt er ivaretatt. Denne gjennomgangen kan, hvis Tolletaten finner det nødvendig, føre til en ny inspeksjon. Hvis det ikke har vært noen endringer siden autorisasjonen ble gitt, vil oppfølgingen kunne gjøres gjennom enkel dialog mellom Tolletaten og foretaket ditt.
Hva kreves når du er tildelt AEO-status?
Det å få innvilget AEO-status innebærer et ansvar. Ledelsen i foretaket må sørge for at rutiner og sikkerhetsforhold blir overholdt i samsvar med beskrivelsene som ble presentert under inspeksjonen. Det er foretakets plikt å informere Tolletaten om vesentlige endringer i grunnlaget for AEO-autoriseringen.
Hvis foretaket ikke overholder vilkårene for autoriseringen, kan Tolletaten suspendere (midlertidig) eller trekke tilbake autorisasjonen.
Ledelsen i foretaket må informere de ansatte om eventuelle endringer i regelverket for AEO-autorisering og sørge for de er klar over hva det innebærer å være AEO-autorisert.