For at et foretak skal bli vurdert til å få tillatelse til å deklarere varer til flere mottakere på samme deklarasjon, må vilkårene som du finner på denne siden være oppfylt.
Generelle vilkår
1. Registrert i Foretaksregisteret
Søker – foretaket – må være registrert i Foretaksregisteret med hovedkontor, regnskapsmessig uavhengig enhet eller regionalkontor i Norge, jf. vareførselsforskriften § 7-7-1. Søknaden sendes til Vareførselsdivisjonen i Tolletaten. Kopi av registreringsattest skal legges ved søknaden.
2. Tollagerholder
Søker må ha bevilling som tollagerholder A.
3. TVINN-deklarant
Foretaket må ha tillatelse til elektronisk overføring av deklarasjon i TVINN. Samledeklarasjon skal sendes i TVINN. Vareførselsdivisjonen i Tolletaten må sikre at sporbarheten i system og regnskap opprettholdes, slik at den enkelte sending når som helst kan spores til den tilhørende samledeklarasjonen. Se også vilkår nummer 12.
4. Overtredelser av toll- og avgiftslovgivningen
Foretaket, personer i foretakets ledelse, foretakets juridiske representanter og styre samt personer i foretaket som er ansvarlig for oppgaver relatert til skatt-, avgift-, eller tollbehandlingen, kan ikke ha begått alvorlige eller gjentatte overtredelser av toll-, skatte- og avgiftslovgivningen de siste tre år.
Eventuelle pågående saker på søknadstidspunktet må være avsluttet før søknad kan behandles. Alle underliggende tillatelser må være gyldige og ikke være tilbakekalt eller suspendert for hele eller deler av tillatelsesperioden. Nye selskaper må behandles ut ifra eksisterende data, men det skal gjøres en vurdering av om det kan finnes data om sentrale personer i foretaket fra tidligere foretak.
Virksomheter som ikke tilfredsstiller disse kravene skal få beskjed om det og eventuelt hva som skal til for å rette på mangelen, hvis det er mulig. Hvis mangelen er på grunn av overtredelser av toll- og avgiftslovgivningen og lignende må man opplyse om hvor lang karantenetid dette vil medføre (jf. «ingen brudd» siste tre år). Det kan være begrensinger, som følge av taushetsplikt eller personvern, i hva man kan meddele foretaket om enkeltpersoners lovbrudd.
5. Økonomiske forhold
Foretaket må være solvent jf. vareførselsforskriften § 7-7-4. Det er et tilsvarende krav som ligger til grunn for andre tillatelser, som tollagerbevilling og lignende, men vilkåret må tilfredsstilles i sammenheng med vurderingen av søknaden. Vurderinger som ligger bak i tid vil ikke automatisk godtas.
6. Dagsoppgjør hos Skatteetaten
Foretak som deklarerer varer for prosedyren overgang til fri disponering på vegne av andre, kan innvilges kreditt hos Skatteetaten jf. skattebetalingsforskriften §§ 14-20-10 Kreditt kan gis både for deklarasjoner som foretas i løpet av samme dag (dagsoppgjør) og for deklarasjoner med mer enn én mottaker som foretas i løpet av en kalendermåned (månedsoppgjør). Annen kredittordning kan ikke benyttes for denne type deklarasjon.
Krav til regnskap, systemer og internkontroll
7. Internkontrollsystem
Foretaket må ha en internkontroll som sikrer at ledelsen og de ansatte som er ansvarlige for deklarering for prosedyren overgang til fri disponering, har nødvendig kunnskap om inn- og utførselsprosedyrer og tollregelverket. Foretaket må ha rutiner som sikrer at kunnskapen holdes vedlike. Internkontrollsystemet må også ivareta kontrollen med varestrømmen og regnskapsførselen og forebygge overtredelser av toll- og avgiftslovgivningen og tillatelsen for øvrig. Tollagerholders rutiner og internkontroll legges til grunn for tillatelsen fra Tolletaten jf. vareførselsforskriften § 2-4-7 andre ledd bokstav c.
8. Informasjonsplikt
Foretaket plikter å informere – uten hinder av taushetsplikt – overfor Tolletaten om følgende forhold:
- Mistanke om brudd eller forsøk på brudd på tillatelsen, straffe, toll- og avgiftslovgivningen eller forbud og restriksjoner.
- Uregelmessigheter eller endring i systemene som kan få negativ innvirkning på ansvarsforholdet mellom foretaket og Tolletaten.
- Annet som kan påvirke tillatelsen, tollsystemet eller forholdet til toll- og avgiftslovgivningen for øvrig jf. vareførselsforskriften § 7-7-3 flg.
De ansatte skal gjøres oppmerksom på denne plikten. Det er positivt om foretaket har gjennomført årvåkenhetsprogram med sine ansatte.
9. Endring i organisering og eierstruktur
Tolletaten skal varsles ved vesentlige endringer av eiere, oppkjøp eller annen endring av eierstruktur, flytting eller større omorganisering. Tilsvarende skal Tolletaten varsles ved bruk, leie eller kontrahering av andre foretak i sammenheng med transporttjenesten som kan få betydning for Tolletatens kontroll.
10. Sikkerhet i systemene
For å sikre at foretaket ivaretar kravet til sikkerhet og sporbarhet, må aktuelle systemer som benyttes tilfredsstille krav til integritet, driftssikkerhet og datasikkerhet, slik at man er sikret mot kompromittering og tap av data jf. vareførselsforskriften § 7-7-3.
11. Systemoppdatering
Foretaket plikter å oppdatere og vedlikeholde sin programvare slik at den til enhver tid er i samsvar med Tolletatens prosedyrekrav og systemer. Endringer i foretakets systemer som medfører endringer i meldingsflyt eller prosedyrer og lignende må meldes Tolletaten i god tid.
12. Registrering og sporbarhet i systemer og regnskap
Fordi Tolletaten bare mottar en samledeklarasjon, må foretaket holde oversikten over de enkelte sendingene som er slått sammen på deklarasjonene. Sendingene skal derfor registreres hos foretaket på en slik måte at de kan følges og spores i regnskap og system til de er utlevert kunde. Dato og sted ved utlevering og ekspedisjons- og løpenummer fra deklarering for overgang til fri disponering skal komme frem for hver sending i foretakets regnskaper. Tilsvarende krav gjelder ved samlerefusjon. Se vilkår nummer 28.
- For å sikre at foretaket ivaretar kravet til sikkerhet og sporbarhet, må systemene som benyttes tilfredsstille krav til integritet, driftssikkerhet og sikkerhet slik at man er sikret mot kompromittering og tap av data.
- Foretakets system skal kunne differensiere mellom utleverte og ikke utleverte sendinger og samtidig kunne koble den enkelte sending opp mot den tilhørende samledeklarasjon.
- Systemet skal sikre at det ikke kan utleveres sending som ikke er klargjort og ført opp på en deklarasjon.
- Systemet skal hindre at det er mulig å kreve refusjon på samme sending flere ganger.
- Foretaket skal ha godkjent IT-sikkerhet – viruskontroll, brannmur, «skallsikring» etc.
- Foretaket må ha godkjente nødprosedyrer og rutiner for back-up/fall-back etc.
- Foretakets logistikksystem skal, hvis foretaket behandler begge typer sendinger, kunne skille mellom innførte varer og innenlandske varer.
13. Tilgang til regnskapet og kontrollfasiliteter
Tolletaten skal gis tilgang til foretakets regnskap. Det må foreligge dokumentasjon som beskriver regnskapssystemet og hvordan det kan etterprøves jf. vareførselsloven § 8-13 og bokføringsloven.
Dokumentasjonen skal være mest mulig tilrettelagt for innsyn av Tolletaten, slik at kontroll kan gjennomføres uten vanskeligheter. Bokføringslovens bestemmelse om bistand og informasjon til kontrollmyndighet skal følges jf. bokføringsloven § 14. Ved forespørsel skal regnskapet kunne utleveres elektronisk. Opplysningene som er registrert elektronisk skal kunne gjengis tilsvarende i standard d.
ataformat jf. regnskapsloven.
Endringer i regnskapssystemet skal meldes fra til Tolletaten.
Det må også legges til rette for at Tolletaten får fysisk og teknisk tilgang for å gjennomføre kontroller med foretakets sendinger. Dette inkluderer plass til eget kontrollområde, tilgang til transportbånd, plass til installering av kontrollutstyr slik som røntgenmaskin og plass til datautstyr o.l. jf. vareførselsforskriften § 8-1-8.
Krav til deklarering og deklarasjon
14. Fullmakt og tilbud om egendeklarering
For å benytte ordningen må foretaket ha fullmakt fra kunden/varemottaker innen deklarasjonen oversendes Tolletaten, jf. vareførselsforskriften § 3-2-1. Fullmakt har man enten gjennom et etablert kundeforhold eller ved at foretaket får fullmakt når varemottaker/kunde godtar oppdraget og betaler toll- og/eller merverdiavgiftsbeløp. Hvis varemottaker ikke gir foretaket fullmakt, skal mottaker få valget om å deklarere varen for prosedyren overgang til fri disponering selv via internett, ved oppmøte hos Tolletaten eller returnere sendingen.
15 – 18. Ordinære deklarasjoner av lavverdisendinger til private, som ikke er underlagt forbud, restriksjoner eller særavgifter
Det er bare ordinære deklarasjoner av lavverdisendinger til privatpersoner som inngår i tillatelsen. Sendingene kan ikke være underlagt forbud, restriksjoner eller særavgifter som tobakk og alkohol. Foretaket må kunne vise at de har systemer og rutiner som sørger for at disse kriteriene blir overholdt. Brudd på vilkårene kan få alvorlige konsekvenser for helse, miljø og sikkerhet og dessuten kunne føre til unndragelse av avgifter. Foretaket må holde seg oppdatert på regler og restriksjoner som gjelder innførselen.
Krav til fremleggelse av informasjon om mottatte sendinger
For å ivareta kontroll med sendingene som kommer til landet og før de blir utlevert kunde eller utleveringssted, må Tolletaten ha tilgang til foretakets informasjon om hver enkelt sending. Informasjonen skal oversendes Tolletaten på fastsatt format og innen fastsatt tid.
Formatet på oversendelsen vil bli fastlagt av Tolletaten i samarbeid med foretaket. Foretaket må ha rutiner som sikrer at foretaket etter varsel fra Tolletatens, eller på eget initiativ kan stoppe eller tilbakekalle en sending før utlevering til mottaker.
19. Forhåndsmelding underlagsfiler ved mottak av sendinger
Foretaket må overlevere Tolletaten en oversikt over sendingene som er klargjort for deklarering og frigivelse. Informasjonen skal leveres innen en fastsatt frist og på fastsatt format og med innhold oppgitt i tillatelsen. Se vedlegg til vilkårene nr. 1.
20. Stansing og tilbakekall
Foretaket må ha rutiner som sikrer at foretaket etter varsel fra Tolletaten, eller på eget initiativ kan stoppe eller tilbakekalle en sending før utlevering til mottaker.
Krav ved deklarering
21. Tidspunkt for deklarering
Ved å benytte løsningen forplikter foretaket seg til å deklarere utleverte sendinger senest klokka 12 første virkedag etter utlevering av sendingen fra tollageret og bare en gang per periode – hvis ikke annet er bestemt av Tolletaten.
Det skal betales utregnet tollavgift og merverdiavgift ved å benytte foretakets dagsoppgjør eller månedsoppgjør.
22. Kundenummer
Foretakets organisasjonsnummer /bedriftsnummer skal benyttes som kundenummer i TVINN. Tillatelsen er knyttet opp mot dette nummeret, og det muliggjør bruken av det forenklede varenummeret.
23. Ekspedisjonsenhet
Samledeklarasjoner kan bare sendes til tildelt ekspedisjonsenhet – hvis ikke annet er bestemt av Tolletaten.
24. Utfylling av TVINN-deklarasjon
Deklarasjonen skal sendes i TVINN under prosedyrekode 4000 og skal være så utfyllende som mulig. Varenummer 00.00.0044 skal benyttes. Fakturabeløpene skal regnes om til NOK etter kursen på utleveringstidspunktet.
Deklarasjonen spesifiseres på inntil fire varelinjer; én for sendinger med tollavgift og 25% MVA, én for sending med tollavgift og 15% MVA, én for sending med kun 25% MVA og én for sendinger med kun15% MVA. Antall sendinger oppgis i rubrikk 44, med innledende tekst «PSL antall». Avsenderland angis med kode AA. Samlet vekt og antall kolli også oppgis.
25. Tollverdi
Tollverdien skal beregnes i henhold til bestemmelsene i vareførselsloven kapittel 6. Foretaket må ha oversikt over tollverdien for de enkelte sendingene som inngår i samledeklarasjonen.
26. Tollavgift og merverdiavgift
Det skal beregnes gjennomsnitts tollavgift etter fastsatt sats – for tiden 8 % – for varer som hører hjemme under tolltariffens kapittel 61 og 62 samt varenummer 63.01 – 63.03, og som er sendt fra land utenfor EU/EØS-området eller GSP-land, eller omfattet av frihandelsavtale. Merverdiavgift beregnes etter fastsatt sats etter reglene for innførsel jf. merverdiavgiftsloven § 3-29, jf. kapittel 5 og 6. Hvis det skal svares tollavgift av en eller flere sendinger, må disse deklareres på egen varelinje. Se vilkår nummer 24.
Krav til fremleggelse av informasjon om deklarerte sendinger
27. Avgivelse av underlagsinformasjon for deklarerte sendinger
Ved deklarering for prosedyren overgang til fri disponering må foretaket fremlegge en oversikt over sendinger til flere mottakere som er deklarert samlet. Informasjonen skal leveres innen fastsatt frist og informasjonen skal leveres elektronisk på fastsatt format og med innhold som oppgitt i tillatelsen.
28. Elektronisk endring av deklarasjon med varer til flere mottakere
Alle søknader om endringer, herunder endring av deklarasjoner med varer til flere mottakere på bakgrunn av retur av varer, skal skje elektronisk med referanse til den aktuelle deklarasjonen og sendes til Vareførselsdivisjonen ved Omberegningsseksjonen i Oslo. Når Tolletaten finner det nødvendig av kontrollhensyn, skal underlagsdokumentasjon og datafiler på forespørsel sendes over av hensyn til saksbehandlingen, jf. punkt nr. 29.
Når det gjelder søknader om refusjon av tollavgift etter gjenutførsel av varer, bør deklarasjonspliktige eller tollrepresentanter med flere slike varesendinger (som er deklarert samlet) vurdere å samle opp disse over en viss periode for deretter å sende inn en elektronisk endringsmelding til Tolletaten. Eksempelvis gjelder dette ved retur av varer etter reklamasjon eller benyttet angrerett, samt uavhentede pakker.
29. Underlagsfil refusjon
Når foretaket skal foreta elektronisk endring, samlerefusjon, må Tolletaten samtidig få tilsendt en underlagsfil med informasjon om refusjonene. Informasjonen skal leveres elektronisk på fastsatt format og med innhold som oppgitt i tillatelsen. Tolletaten kan gi utsatt frist for iverksetting. Se vedlegg til vilkårene nummer 3.