Oppbevaring av transitteringsdeklarasjoner

Oppbevaringsfrist for elektroniske transitteringer

Transitteringsdeklarasjoner (Følgedokument) som er startet opp og avsluttet i det elektroniske systemet NCTS skal, av den som avgir deklarasjonen, oppbevares i ett år. Dette gjelder også for grunnlagsdokumentene til den enkelte transittering.

• vareførselsloven § 7-5-2 tredje ledd

Næringslivet skal oppbevare historisk register (logg) uendret og sikkert i minst 10 år.

• vareførselsforskriften § 3-2-2
  

Oppbevaringsfrist for transitteringer startet under en nødprosedyre

Oppbevaringstiden for transitteringer som er startet opp på Enhetsdokumentet (eksemplar 1, 4 og 5) eller Følgedokumentet under en nødprosedyre (reserveløsning), er 3 år (fra utgangen av det året transitteringen startet)

• vareførselsloven § 7-5
• vareførselsforskriften § 7-5-2 tredje ledd

Dersom bestemmelsestollstedet, av ulike årsaker, ikke klarer å fullføre en transittering i NCTS, slik at ”rykkattesten” (Ankomstbekreftelse IE006 og Kontrollresultat IE018) må returneres til avgangstollstedet på papir (IE110), vil Følgedokumentet som fulgte varene (en kopi) ha samme oppbevaringsplikt som ved bruk av Enhetsdokumentet (dvs 3 år).

Av ulike tekniske årsaker hender det at den autoriserte mottakeren ikke klarer å sende inn Ankomstmeldingen (IE007) og/eller lossemerknader (IE043) til bestemmelsestollstedet. For å få fullført prosedyren i NCTS må Følgedokumentet, påført lossemerknader, sendes inn til tollmyndighetene. I slike tilfeller anbefaler vi at Følgedokumentet oppbevares i 3 år.