§ 7-5 Oppbevaring av meldinger, deklarasjoner, dokumenter mv.

Vareførselsloven § 7-5 regulerer de pliktene som giveren av melding til tollmyndighetene har til å oppbevare meldingen eller kopi av denne.

Hva omfatter oppbevaringsplikten?

Oppbevaringsplikten omfatter alle pliktige meldinger som avgis til tollmyndighetene. Meldingene kan deles i to hovedkategorier: Meldingene som fører av transportmiddel plikter å avgi etter bestemmelsene i vareførselsloven kapittel 2 og 5, og meldingene i forbindelse med tollbehandling i vareførselsloven kapittel 3, 4 og 5.

Oppbevaringsplikten omfatter selve meldingen som avgis (eventuelt kopi av denne), samt eventuelle grunnlagsdokumenter. Grunnlagsdokumenter er dokumenter som opplysningene i meldingen bygger på. Det kan være tellelister eller innkjøpsfakturaer for proviant, manifester mv. for meldinger etter kapittel 2.

Oppbevaringsmåten

Oppbevaringsplikten gjelder uavhengig av måten meldingene avgis på. Meldinger og grunnlagsdokumenter kan oppbevares på papir eller på annet lesbart medium. Foreligger meldingene opprinnelig på papir, kan de overføres til annet lesbart medium, uten at de opprinnelige meldingene oppbevares.

Oppbevaringstiden

Oppbevaringstiden varierer etter hvilke meldinger og grunnlagsdokumenter det gjelder.

For deklarasjoner som leveres for prosedyrene i vareførselsloven §§ 4-1, 4-6, 4-7, 4-8 og 5-5 er oppbevaringstiden fem år.

For deklarasjon som leveres for prosedyren forpassing i vareførselsloven § 4-2, er oppbevaringstiden ett år.

For deklarasjoner som leveres for prosedyren transittering i vareførselsloven § 4-3 er oppbevaringstiden ett år dersom transitteringen er startet opp og avsluttet elektronisk. Ellers er oppbevaringstiden tre år.

Meldinger og grunnlagsdokumenter som fremlegges av fører av transportmiddel etter pliktene i vareførselsloven kapittel 2 og 5, skal oppbevares fra dokumentene blir avgitt til transportmiddelet har forlatt tollområdet.

Alle disse oppbevaringstidene regnes fra utgangen av det året deklarasjonen ble mottatt av tollmyndighetene.

Hvem plikter å oppbevare?

Det er den som gir meldingen som plikter å oppbevare den og grunnlagsdokumentene.

Oppbevaringsplikten gjelder ikke når melding gis av en privatperson, med mindre privatpersonen får hjelp av en tollrepresentant (typisk en speditør) til å avgi meldingen. I så fall er det tollrepresentanten, ikke privatpersonen, som plikter å oppbevare kopi av både meldingen og grunnlagsdokumentene. Utover dette har ikke tollrepresentanter noen selvstendig oppbevaringsplikt, med unntak av plikten til å føre logg etter vareførselsforskriften § 3-2-2. Dersom tollrepresentanten er deklarasjonspliktig (leverer deklarasjonen i eget navn), vil tollrepresentanten være oppbevaringspliktig på samme måte som andre deklarasjonspliktige.

Pålegg om oppbevaring

Tollmyndighetene kan etter bestemmelsen i vareførselsforskriften § 7-5-3 gi pålegg om forlenget oppbevaring av deklarasjoner og grunnlagsdokumenter som pliktes oppbevart etter vareførselsloven § 7-3.

Pålegg om forlenget oppbevaringstid kan gis «i forbindelse med kontroll». Dette innebærer at pålegg kan gis både etter at kontrollen er iverksatt og før iverksettelse når en kontroll er nært forestående. Et pålegg må ha bakgrunn i et konkret behov i den enkelte kontrollsak.

Pålegg om forlenget oppbevaringstid kan ikke gis lenger virkning enn det som er nødvendig i den enkelte kontrollsak.

Den som får pålegg om forlenget oppbevaring, kan påklage pålegget etter reglene i forvaltningsloven kapittel VI på det grunnlaget at det ikke foreligger plikt eller lovlig adgang til å etterkomme pålegget. Bestemmelsen innebærer en begrenset klagerett. Grunnlaget for klagen må være lovligheten av pålegget. Dersom den som får pålegget anfører at pålegget er unødvendig, uhensiktsmessig, urimelig eller lignende, uten at dette påberopes som ugyldighetsgrunn, må vedkommende nøye seg med å oppfordre tollmyndighetene til å omgjøre beslutningen av eget tiltak.

Vareførselsloven § 7-5 viderefører tolloven § 4-12 om oppbevaring av meldinger, deklarasjoner, dokumenter mv.

Vareførselsloven § 7-5 

Vareførselsforskriften §§ 7-5-1 til 7-5-3

Forarbeider

Prop.237 L (2020-2021) punkt 9.7

Tidligere bestemmelser og forarbeider

Tolloven 2007 § 4-12

Tolloven 1966 § 42

Ot. prp. nr. 45 (1996-1997)

Tolloven 1966 § 15 første ledd nr. 3

Ot.prp. nr. 88 (1991-1992)