Når du mangler deklarasjoner og/eller underbilag, må du kontakte tollrepresentanten. Dersom tollrepresentanten av en eller annen grunn ikke kan hjelpe deg med kopi av deklarasjoner, må du søke om å få tilsendt kopier.
Tollrepresentanten som er oppgitt i oversikten skal ha rutiner på å sende deklarasjoner og underbilag. Hvis dette ikke skjer eller trekker ut i tid, må du kontakte tollrepresentanten og etterlyse dokumentasjonen du trenger.
Hvis tollrepresentanten ikke kan hjelpe deg, må du sende oss en søknad om å få tilsendt kopier. Søknaden vil i utgangspunktet bli behandlet som en søknad om innsyn der vår behandlingstid er tre til fem dager. Det er ikke et eget søknadsskjema. Du skriver en egen søknad som du sender til post@toll.no.
Opplysningene i deklarasjoner er underlagt taushetsplikt. Tolletaten kan derfor ikke sende kopier av deklarasjoner til «uvedkommende», vareførselsloven § 7-10 (1). Som «uvedkommende» anses i utgangspunktet alle andre enn den tollavgiftspliktige selv, de i Tolletaten som er involvert i saken og partsrepresentanter etter forvaltningsloven.
Når Tolletaten mottar en søknad om kopier fra andre enn sakens parter, for eksempel en regnskapsfører eller en revisor, må skriftlig samtykke fra parten være vedlagt.
Dette skriftlige samtykket skal være gitt av rette vedkommende i bedriften. Rette vedkommende vil eksempelvis være daglig leder eller annen med fullmakt til å representere bedriften.