Tolloven § 4-12 regulerer de pliktene avgiveren har til å oppbevare meldinger som avgis til tollmyndighetene.
Hva omfatter oppbevaringsplikten?
Oppbevaringsplikten omfatter alle pliktige meldinger som avgis til tollmyndighetene. Meldingene kan deles i to hovedkategorier: Meldingene som fører av transportmiddel plikter å avgi etter bestemmelsene i §§ 3-2 til 3-7, og meldingene i forbindelse med tollbehandling i tolloven kapittel 4.
Oppbevaringsplikten omfatter selve meldingen som avgis (eventuelt kopi av denne), samt eventuelle grunnlagsdokumenter. Grunnlagsdokumenter er dokumenter som opplysningene i meldingen bygger på. Det kan være tellelister eller innkjøpsfakturaer for proviant, manifester mv. for meldinger etter kapittel 3. For meldingene i kapittel 4 er grunnlagsdokumentene ved fortolling fastsatt i tollforskriften § 4-20-2, og for utførsel i § 4-23-2. For andre typer tollbehandling kan det være fastsatt særskilte regler, eller forholdet må vurderes konkret.
Oppbevaringsmåten
Oppbevaringsplikten gjelder uavhengig av måten meldingene avgis på. Meldinger og grunnlagsdokumenter kan oppbevares på papir eller på annet lesbart medium. Foreligger meldingene opprinnelig på papir, kan de overføres til annet lesbart medium, uten at de opprinnelige meldingene oppbevares.
Oppbevaringstiden
Oppbevaringstiden varierer etter hvilke meldinger og grunnlagsdokumenter det gjelder. Meldinger og grunnlagsdokumenter i tolloven kapittel 3 skal oppbevares fra dokumentene blir avgitt til transportmiddelet har forlatt tollområdet. For meldinger og grunnlagsdokumentasjon etter §§ 4-20 (fortolling), 4-23 (tillatelse til utførsel) og 4-24 (annen disponering) er oppbevaringstiden 5 år fra utgangen av det året deklarasjonen ble mottatt av tollmyndighetene. For andre typer tollbehandling er oppbevaringstiden 1 år, med mindre det særskilt er fastsatt annen oppbevaringstid.
Hvem plikter å oppbevare?
Det er den som avgir meldingen som plikter å oppbevare den og grunnlagsdokumentene.
Privatpersoner er unntatt fra oppbevaringsplikten, med mindre de benytter en næringsdrivende (typisk en speditør) til å avgi meldingen. I så fall plikter den næringsdrivende å oppbevare kopi av både meldingen og grunnlagsdokumentene. Speditører mv. som deklarerer på vegne av andre har i utgangspunktet ikke selvstendig oppbevaringsplikt, utover plikten til å føre logg etter tollforskriften § 4-13-4. Dersom speditøren deklarerer seg selv som mottaker, se § 2-2 første ledd, er det imidlertid speditøren som har plikt til å oppbevare både deklarasjonen og grunnlagsdokumentene.
Pålegg om oppbevaring
Tollmyndighetene kan etter bestemmelsen i tollforskriften § 4-12-2 gi pålegg om forlenget oppbevaring av deklarasjoner og grunnlagsdokumenter som pliktes oppbevart etter tollforskriften § 4-12-1 tredje ledd første punktum.
Pålegg om forlenget oppbevaringstid kan gis «i forbindelse med kontroll». Dette innebærer at pålegg kan gis både etter at kontrollen er iverksatt og før iverksettelse når en kontroll er nært forestående. Et pålegg må ha bakgrunn i et konkret behov i den enkelte kontrollsak.
Pålegg om forlenget oppbevaringstid kan ikke gis lenger virkning enn det som er nødvendig i den enkelte kontrollsak. Pålegg kan gis for inntil ett år av gangen, og kan forlenges ved behov.
I enkeltpersonforetak rettes pålegg til foretakets innehaver. I selskaper, samvirkeforetak, foreninger, institusjoner eller innretninger rettes pålegget til den daglige lederen av virksomheten, eller til styrelederen dersom virksomheten ikke har daglig leder. Bestemmelsen innebærer et personlig ansvar for innehavere av enkeltpersonforetak, dagligere ledere og styreledere. Eventuelle sanksjoner ved manglende oppfyllelse av pålegget rettes mot disse rolleinnehaverne personlig og ikke mot virksomheten.
Den som får pålegg om forlenget oppbevaring kan påklage pålegget etter reglene i forvaltningsloven kapittel VI på det grunnlaget at det ikke foreligger plikt eller lovlig adgang til å etterkomme pålegget. Bestemmelsen innebærer en begrenset klagerett. Grunnlaget for klagen må være lovligheten av pålegget. Dersom den som får pålegget anfører at pålegget er unødvendig, uhensiktsmessig, urimelig eller lignende, uten at dette påberopes som ugyldighetsgrunn, må vedkommende nøye seg med å oppfordre tollmyndighetene til å omgjøre beslutningen av eget tiltak.
Forarbeider til tolloven § 4-12
Ot.prp. nr. 58 (2006-2007) side 50
Tidligere bestemmelser og forarbeider
Tolloven 1966 § 42
Tolloven 1966 § 15 første ledd nr. 3